Genom att inge en ansökan om stipendium till stiftelsen har sökanden samtyckt till att dessa uppgifter får sparas. Stipendiat har rätt att dra tillbaka sitt samtycke och kan även begära att sparade personuppgifter skall raderas. Detta kan i förekommande fall medföra att stipendier inte kan utbetalas.
Uppgifterna samlas uteslutande in för att stiftelsen skall kunna fullgöra sitt ändamål och fullgöra sitt åtagande att utbetala beslutade stipendier till antagna stipendiater. Eftersom uppgifterna är nödvändiga att spara för att stiftelsen skall kunna fullgöra sitt ändamål föreligger en rättslig grund till stöd för insamlandet.
Mottagare av personuppgifter är ledamöterna i stiftelsens styrelse som använder de sparade uppgifterna inom stiftelsen, men de kan i vissa fall lämnas till myndigheter om vi är skyldiga till det enligt lag.
De personuppgifter som behandlas och sparas svarar endast mot namn, personnummer, adress och uppgift om bankkonto, vilka är nödvändiga för att stiftelsen varje år skall kunna utbetala beslutade stipendier. Behandlingen av personuppgifterna sker genom att stiftelsen varje år skriftligen upprättar ett register/förteckning över de sökande som ansökt om att tilldelas stipendier. Uppgifterna sparas i en datalagrad förteckning.
Namnuppgifterna sparas också genom att en förteckning med namnen på de stipendiater som fått sina ansökningar beviljade bifogas till styrelseprotokollet från det möte där stipendienämndens beslut om beviljade stipendier redovisas. Detta sker för att det under senare ansökningsförfaranden skall vara möjligt att kontrollera om en senare sökande enligt stiftelsens reglemente har förtur pågrund av tidigare beviljat stipendium.
När stiftelsen varje år har behandlat inkomna ansökningar och verkställt utbetalningarna till antagna stipendiater sparas under maximalt fyra år de personuppgifter som har legat till grund för besluten om utbetalningarna.
Därutöver sparas de personuppgifter som till fullgörande av bokföringslagens regler har ingått som verifikationsunderlag i stiftelsens bokföring.
När stiftelsen varje år har behandlat inkomna ansökningar och verkställt utbetalningarna till antagna stipendiater sparas ansökningarna till och med den 31 mars nästkommande år varefter de raderas.
Ansökningshandlingar som ej har utgjort underlag för något beslut om utbetalning makuleras.
Personuppgiftsansvarig är stiftelsens kassör Karin Malmberg.
Mobil: 070-6263581 Epost: ksbmalmberg@yahoo.se
(Karin tar endast emot frågor om personuppgifter och kan inte besvara frågor om ansökningar eller annat)